L’ère du télétravail et des réunions virtuelles a été largement facilitée par l’utilisation d’applications de visioconférence comme Microsoft Teams. Comprendre les étapes pour rejoindre une réunion Teams peut sembler compliqué au début, mais avec ce guide détaillé, vous serez bien équipé pour naviguer cette application de manière efficace et productive.

Préparation avant la réunion

Installer l’application Teams

Commencez par installer l’application Microsoft Teams sur votre appareil. Que vous utilisiez un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone, il est nécessaire de télécharger l’application depuis le site officiel ou votre boutique d’applications respective. L’installation est assez simple, suivez simplement les instructions à l’écran. Une fois que l’application est installée, ouvrez-la et connectez-vous avec vos informations de compte Microsoft.

S’assurer de disposer des bons équipements

Avoir les bons outils et équipements tels que micros, webcams et une connexion internet stable est essentiel pour garantir que vous êtes vu et entendu clairement pendant la réunion. Il est toujours préférable de tester votre équipement quelques minutes avant la réunion pour éviter tout problème technique de dernière minute. Vous pouvez vérifier votre qualité sonore en utilisant différentes options dans les paramètres de l’application Teams.

Recevoir l’invitation à la réunion

Via courriel

La méthode la plus courante pour recevoir une invitation à une réunion Teams est via un courriel. Dans ce courriel, vous trouverez généralement un lien direct vers la réunion. Cliquer sur ce lien vous redirigera automatiquement vers l’application où vous pourrez choisir de rejoindre la conversation immédiatement ou attendre dans la salle d’attente virtuelle jusqu’à ce que l’organisateur autorise votre entrée.

Depuis le calendrier Teams

À part les invitations par courriel, les réunions peuvent également apparaître directement dans votre calendrier Teams. Cette option est souvent plus pratique, car elle permet de visualiser toutes vos réunions planifiées sans avoir à parcourir vos courriels. Pour accéder à votre calendrier Teams, ouvrez l’application puis cliquez sur l’icône « Calendrier » située sur le panneau gauche. Toutes vos réunions apparaîtront ici avec la possibilité de cliquer dessus pour rejoindre.

La vidéo suivante illustre de façon détaillée chaque étape à suivre pour rejoindre une réunion efficacement.

Joindre la réunion via différents appareils

Utiliser un ordinateur

Pour rejoindre une réunion via un ordinateur, ouvrez l’application Teams et connectez-vous si ce n’est pas déjà fait. À partir de là, plusieurs options s’offrent à vous selon la façon dont vous avez reçu l’invitation. Soit en cliquant directement sur le lien dans votre courriel soit en affichant le calendrier Teams et en sélectionnant la réunion que vous souhaitez rejoindre. Dans les deux cas, il suffira de cliquer sur « Rejoindre maintenant » pour entrer dans la salle virtuelle.

Utiliser un smartphone ou une tablette

Pour rejoindre une réunion Teams sur un smartphone ou une tablette, assurez-vous d’avoir l’application installée. Ouvrez ensuite l’application et connectez-vous. Si l’invitation à la réunion a été envoyée par courriel, cliquez simplement sur le lien depuis votre courriel mobile. Alternativement, vous pouvez également accéder à votre calendrier Teams en appuyant sur l’icône « Calendrier », puis sélectionner la réunion souhaitée et cliquer sur « Rejoindre maintenant ». La procédure est similaire à celle utilisée sur un ordinateur, garantissant une transition fluide entre appareils.

L’ère des appareils hybrides : tablette et ordinateur portable, a considérablement amélioré notre facilité de communication et d’engagement dans des plateformes comme Microsoft Teams.

Fonctionnalités durant la réunion

Options audio et vidéo

Lorsque vous intégrez la réunion, vous verrez des options pour activer ou désactiver votre microphone et votre caméra. Ces contrôles se trouvent généralement au bas de l’écran. Avant de rejoindre définitivement la réunion, prenez un moment pour vérifier vos paramètres audio et vidéo et assurez-vous que votre dispositif préféré est sélectionné. Si ce n’est pas le cas, ajustez-le dans les paramètres de l’application Teams.

Partager son écran

Tout au long de la réunion, vous aurez peut-être besoin de partager des documents ou présentations. Pour ce faire, utilisez l’option de partage d’écran. Cliquez sur l’icône « Partager » (souvent représentée par une flèche pointant vers le haut) et choisissez l’écran ou la fenêtre spécifique que vous souhaitez montrer aux autres participants. Cela est particulièrement utile pour les réunions axées sur des objectifs collaboratifs.

Recourir au chat

La fonctionnalité de chat intégrée dans Teams offre une autre dimension de communication durant la réunion. Elle permet de poser des questions, partager des fichiers ou liens sans interrompre le flux de la conversation orale. Pour accéder au chat, cliquez sur l’icône « Conversation » située en haut de votre interface Teams. Cela ouvre un volet latéral où vous pouvez taper vos messages textuels.

Préparation avant la réunion

Réactions et lever la main

Teams propose aussi des fonctionnalités interactives telles que lever la main et envoyer des réactions. Lever la main signale discrètement à l’organisateur que vous souhaitez prendre la parole, tandis que les réactions (comme les pouces en l’air) permettent d’apporter des réponses rapides sans interrompre les autres. Ces actions se trouvent facilement accessibles dans le menu déroulant des fonctions principales de la réunion.

Résoudre les problèmes courants

Problèmes de connexion

L’une des difficultés fréquentes associées aux réunions virtuelles concerne des problèmes de connexion. Assurez-vous d’utiliser une connexion internet stable. En cas de difficultés, redémarrez votre routeur ou essayez de vous connecter à un autre réseau Wi-Fi. Vérifiez également que l’application est mise à jour à sa dernière version, car les anciennes versions peuvent présenter des bugs mineurs affectant la performance globale.

Problèmes audio et vidéo

Si vous rencontrez des problèmes avec votre audio ou vidéo, commencez par vérifier vos paramètres dans l’application Teams. Allez dans « Paramètres » > « Appareils » et vérifiez que le périphérique correct est sélectionné pour le micro, les hauts-parleurs et la webcam.

Si le problème persiste, essayez de débrancher et rebrancher vos périphériques externes puis relancez l’application Teams. Parfois, passer par ces étapes résout rapidement les soucis techniques majeurs.

Mauvaises performances de l’application

Des lenteurs et crashs de l’application sont des choses qui peuvent arriver. Fermez toute application non essentielle fonctionnant en arrière-plan sur votre appareil pour libérer des ressources. Vérifiez également les applications tierces pouvant interférer avec Teams, comme les logiciels VPN ou antivirus trop stricts. Redémarrer votre appareil peut également aider à rafraîchir le système et améliorer la performance de l’application.

Améliorer sa productivité durant les réunions

Se préparer à l’avance

Anticiper une réunion signifie revoir l’ordre du jour, préparer les points clés que vous souhaitez aborder et rassembler tous les documents nécessaires. En ayant tous les éléments importants à disposition avant la réunion, vous minimiserez les interruptions et contribuerez à maintenir le rythme de la discussion. Utiliser le calendrier Teams pour fixer des rappels est une astuce vouée à augmenter votre ponctualité et préparation.

Prendre des notes efficacement

Notez les points cruciaux soulevés durant la réunion afin d’éviter d’oublier des informations importantes ultérieurement. L’onglet « Notes » intégré à chaque réunion Teams vous permet de consigner directement vos observations sans avoir besoin d’un logiciel externe. Cela garantit que toutes vos réflexions soient centralisées au même endroit accessible par l’ensemble des participants après la réunion.

Participer activement

Maintenez-vous engagé pendant la réunion en sollicitant des clarifications et partageant vos idées lorsque pertinent. Participer activement améliore la dynamique générale et renforce la collaboration. En utilisant les options comme lever la main et réagir aux propos des collègues, vous favoriserez une ambiance de travail positive et interactive, propice à des échanges fructueux.